Unser Vereinsvorstand besteht laut Satzung aus sechs Ämtern, nämlich 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Schatzmeister, Leiter Geschäftsbereich Sport, Leiter Geschäftsbereich Jugend und Leiter Geschäftsbereich Verwaltung. Die Vorstandsarbeit bietet spannende und abwechslungsreiche Aufgabengebiete.
Beim BSC Dessau e.V. haben wir durch eine Geschäftsordnung klar geregelt, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Um einen ersten Überblick zu erhalten, an wen man sich mit seinem Problem wenden kann, haben wir hier eine grobe Zusammenfassung der Aufgabenbereiche erstellt.
a) Aufgaben des 1. Vorsitzenden sind insbesondere:
– satzungsgemäße Sicherung der Durchführung aller Aktivitäten des Vereins sowie im Auftrag der Mitgliederversammlung und des Vorstandes,
– Planung und Steuerung der zukünftigen und nachhaltig positiven Ausrichtung des Vereins,
– Koordination und ggf. Aufgabenstellung für einzelne Vorstandsmitglieder und Funktionäre,
– Vertretung des Vereins nach außen in gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten sowie bei übergeordneten Veranstaltungen,
– Repräsentationsaufgaben nach innen und außen,
– Abschluss von zusätzlichen Verträgen mit den Mitgliedern und Übungsleitern im Innenverhältnis (ausgenommen Geschäfte, die ihn persönlich betreffen),
– Einberufung und Leitung der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlungen unter Ausübung des Hausrechts sowie Festlegung der Tagesordnungen,
– Stärkung des Zusammenhalts des Vorstandes und der Mitglieder sowie Befriedung von Zwistigkeiten,
– Kontaktpflege zu Entscheidungsträgern im Sinne des Vereins sowie Beantragung von Zuschüssen und Gewinnung von Sponsoren,
– Führung der Geschäftsstelle,
– Gewährleistung des Informationsflusses an die Mitglieder,
– Anfertigung eines schriftlichen Jahresberichtes für die Mitgliederversammlung,
– Durchführung von Ehrungen,
– Kontaktpflege zu benachbarten Vereinen,
– Führen der Barkasse und Verantwortlichkeit für die Platzwartkasse unter Rechenschaftspflicht gegenüber dem Schatzmeister,
– Abwicklung von Schadensfällen und Erstellung von Unfallberichten.
b) Aufgaben des 2. Vorsitzenden:
– Vertretung des 1. Vorsitzenden,
– Unterstützung des 1. Vorsitzenden bei allen seinen Aufgaben,
– Verantwortung für Sauberkeit und Funktionsfähigkeit sämtlicher Vereinseinrichtungen sowie Gewährleistung der notwendigen Arbeitseinsätze der Mitglieder bzw. Verantwortung für deren Umsetzung unter Dokumentation der Arbeitsstunden. Diese Aufgaben können an die Platzwarte ab delegiert werden, wobei die Verantwortung beim 2. Vorsitzenden verbleibt.
c) Aufgaben des Schatzmeisters:
– Sicherung der Durchführung aller finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Vereins gemäß Satzung und Finanzordnung sowie im Auftrag des Vorstandes,
– termingerechte Abrechnung aller Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins,
– unverzügliche Buchungsaktivitäten und Erledigung der Bankgeschäfte bei Zahlungseingängen,
– persönliche Weitergabe der notwendigen Informationen über finanzielle Angelegenheiten bei Vorstandssitzungen sowie rechtzeitige notwendige Information über die Kassenlage an den geschäftsführenden Vorstand,
– Überwachung sämtlicher Kassentätigkeiten,
– lückenlose und planmäßige sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge aufgrund von Belegen,
– Ermöglichung und Leitung der jährlichen Kassenprüfung durch die bestellten Kassenprüfer,
– Anfertigung eines schriftlichen Jahresberichtes und persönlicher Vortrag auf der Mitgliederversammlung (bei begründeter Abwesenheit wird der Bericht vom 1. Vorsitzenden vorgetragen),
– Erstellung und Abgabe von Steuererklärungen sowie Meldungen zur Sozialversicherung,
– Erstellung des Haushaltsplanes,
– Erteilung von Spendenbescheinigungen,
– Entscheidung über Erlass, Stundung und Ermäßigung von Beitragspflichten der Mitglieder bis zu einem Betrag von 100,00 € (darüber hinaus ist der erweiterte Vorstand zuständig),
– Datenschutzverantwortlichkeit,
– Meldung der Funktionäre an die Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft.
d) Aufgaben des Leiters Geschäftsbereich Sport:
– Initiierung und Koordination sämtlicher sportlicher Aktivitäten im Verein unter Zusammenarbeit in Jugendfragen mit dem Leiter des Geschäftsbereichs Jugend,
– Meldung von Mitgliedern für Turniere und Meisterschaften unter Rücksprache mit dem Trainerstab (Leistungsorientierung) und dem Schatzmeister (Beitragsrückstände),
– Koordinierung des Trainingsbetriebes und des Schnupperkurses unter Planung der Einsätze der Übungsleiter und Trainer,
– Kassierung der Schnuppergebühren und geringfügige Anschaffung von Vereinsmaterial mittels eigener Kasse und eigener Buchführung, wobei der den Betrag von 150,00 € übersteigende Kassenbestand spätestens quartalsweise auf eines der Konten des Vereins oder in die Barkasse einzuzahlen ist,
– Organisation und Leitung von Zusammenkünften der Übungsleiter und Trainer sowie Betreuung des Trainerstabs,
– Erstellung von Ausschreibungen zu Wettbewerben, die der BSC Dessau e.V. ausrichtet,
– Wartung und Pflege des Vereinsmaterials sowie ggf. Ersatzbeschaffung,
– Rekordmeldungen,
– Bestandspflege der Vereinskleidung (die Beschaffung erfolgt nur in Rücksprache mit dem vertretungsberechtigten Vorstand),
– Meldung von Mitgliedern zu Übungsleiter- und Kampfrichterlehrgängen,
– Erstellung eines schriftlichen Jahresberichts für die Mitgliederversammlung.
e) Aufgaben des Leiters Geschäftsbereich Jugend:
– Initiierung und Koordination sämtlicher sportlicher Aktivitäten der Kinder und Jugendlichen unter Absprache mit dem Leiter des Geschäftsbereichs Sport,
– Zusammenarbeit mit den gesetzlichen Vertretern minderjähriger Mitglieder,
– Sicherung der Durchführung der Beschlüsse aller gesellschaftlichen Aktivitäten in Bezug auf die Jugendarbeit des Vereins,
– Vertretung des Vereins bei übergeordneten Veranstaltungen des Vereins in allen Jugendfragen und Information des Vorstandes über Entscheidungen übergeordneter Gremien,
– Verantwortung für die Ausbildung und Förderung der Jugend im Rahmen zeitgemäßer Geselligkeit,
– Weitergabe von Anregungen und Wünschen der Kinder und Jugendlichen an den Vorstand,
– Erstellung eines schriftlichen Jahresberichts für die Mitgliederversammlung.
f) Aufgaben des Leiters Geschäftsbereich Verwaltung:
– Fristgerechte Entscheidung über die Aufnahme von Mitgliedern in eigener Verantwortung, wobei im Zweifel oder bei Ablehnung des Antrags ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes an der Entscheidung zu beteiligen ist,
– Erstellung der Begrüßungsbriefe und Mitgliedsausweise sowie Übersendung der Dokumente an das Mitglied zum Zustandekommen der Mitgliedschaft,
– Datenpflege und Übersendung der Mitgliederlisten an den Vorstand,
– unterjährige Meldung neuer Mitglieder an die Fachverbände und die Versicherungen,
– Jahresmeldung der Mitglieder an den Stadtsportbund Dessau-Roßlau und die jeweiligen Fachverbände,
– Bestätigung von Austrittserklärungen und Bearbeitung von Änderungen in den persönlichen oder sachlichen Verhältnissen der Mitglieder
– Erstellung eines schriftlichen Jahresberichts für die Mitgliederversammlung,
– Erstellung von Statistiken.